Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Cleefio is de handelsnaam waaronder Haarlemmer Commercie haar website- en website-as-a-service-diensten aanbiedt.

Haarlemmer Commercie / Cleefio
Lavendelhof 19
2203 EE Noordwijk
Nederland
KvK: 98887374
BTW: NL005360829B24
E-mail: info@cleefio.com
Website: https://cleefio.com

Cleefio verwerkt persoonsgegevens op twee verschillende manieren. Voor gegevens van onze eigen klanten en contacten bepalen wij zelf het doel en de middelen van de verwerking. Voor persoonsgegevens die via een door Cleefio beheerde klantwebsite worden verzameld, verwerkt Cleefio gegevens in veel gevallen namens de betreffende klant.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van cleefio.com, potentiële klanten en klanten van Cleefio en personen die rechtstreeks contact met Cleefio opnemen.

Voor bezoekers die persoonsgegevens achterlaten op een website die Cleefio voor een klant beheert, is de klant van Cleefio in beginsel verantwoordelijk voor de verwerking die hij met die website uitvoert. De privacyverklaring van die klant moet daarvoor worden geraadpleegd. Cleefio kan voor die klant wel als verwerker optreden.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de relatie met Cleefio kunnen wij onder meer verwerken:

• naam en contactgegevens
• e-mailadres
• telefoonnummer indien verstrekt
• bedrijfsnaam en zakelijke gegevens
• gegevens die nodig zijn voor facturatie en administratie
• accountgegevens, waaronder e-mailadres en authenticatiegegevens
• inhoud van communicatie met ons
• gegevens die nodig zijn voor ondersteuning, beveiliging en het beheer van onze dienstverlening.

Wij verzamelen niet standaard betaalkaartgegevens. Voor de huidige dienstverlening wordt de klant rechtstreeks gefactureerd.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor:

• het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten
• het aanmaken en beheren van klantaccounts
• het leveren, hosten, onderhouden en ondersteunen van websites
• facturatie en financiële administratie
• het beantwoorden van vragen en communicatie met klanten
• beveiliging, fraudepreventie en misbruikbestrijding
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• het behandelen van privacy- en andere juridische verzoeken.

Wij gebruiken persoonsgegevens van bezoekers van klantwebsites niet voor onze eigen marketingdoeleinden wanneer wij die gegevens uitsluitend namens de klant verwerken.

5. Rechtsgrond

Afhankelijk van de verwerking baseren wij de verwerking op een of meer van de volgende grondslagen:

• uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarvan
• wettelijke verplichting
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, administratie en het verbeteren van de dienstverlening
• toestemming, wanneer die wettelijk vereist is.

6. Gegevens van bezoekers van klantwebsites

Een website die door Cleefio wordt gebouwd of gehost kan bijvoorbeeld een contact-, aanvraag-, boekings- of reviewfunctionaliteit bevatten.

Wanneer een bezoeker via zo'n website persoonsgegevens aanlevert en de klant bepaalt waarom deze gegevens worden verzameld en gebruikt, is de klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. Cleefio verwerkt de gegevens dan technisch namens de klant als verwerker.

Denk bijvoorbeeld aan naam, e-mailadres, telefoonnummer, een bericht of gegevens van een boekingsaanvraag.

De klant is verantwoordelijk voor de inhoud van zijn eigen privacyverklaring, de gekozen doeleinden en grondslagen van de verwerking en voor de gegevens die hij via zijn website laat verzamelen.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Voor persoonsgegevens die via standaard contact- en aanvraagformulieren op klantwebsites worden verwerkt, hanteren wij als standaard technische bewaartermijn 90 dagen, waarna deze gegevens automatisch worden verwijderd. Wanneer een klant een andere wettelijke of zakelijke bewaartermijn nodig heeft, moet dit vooraf worden afgestemd en technisch kunnen worden ondersteund.

Voor pending publieke reviews geldt eveneens een standaard bewaartermijn van 90 dagen. Goedgekeurde reviews kunnen zolang op de website blijven staan als de klant ervoor kiest deze als websitecontent te publiceren.

Accountgegevens worden bewaard zolang de klantrelatie actief is en daarna zo lang als nodig is voor afwikkeling en eventuele wettelijke verplichtingen.

Factuur- en administratieve gegevens worden bewaard zolang dit op grond van fiscale en andere wettelijke bewaarplichten noodzakelijk is.

8. Waar worden gegevens verwerkt en opgeslagen?

Voor de dienstverlening gebruikt Cleefio onder meer:

• Supabase voor database, authenticatie en opslag
• Netlify voor hosting en infrastructuur van websites
• Resend voor transactionele e-mail wanneer deze functionaliteit voor een website is geactiveerd.

Een actueel overzicht van relevante subverwerkers is opgenomen op onze pagina Subverwerkers.

Omdat externe dienstverleners onderdeel zijn van onze infrastructuur, kunnen gegevens afhankelijk van de gebruikte dienst en configuratie buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Cleefio zorgt waar dit aan de orde is voor een passende rechtsgrond voor doorgifte en passende contractuele waarborgen.

9. Beveiliging

Cleefio neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Daaronder vallen onder meer toegangsbeperking, databasebeleid, authenticatie, logische scheiding van klantgegevens en beveiligingsmaatregelen binnen onze infrastructuur.

Geen enkel systeem kan volledige veiligheid garanderen. Wij streven er wel naar beveiligingsmaatregelen continu passend te houden bij de aard van de dienstverlening en de risico's.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Cleefio gebruikt momenteel geen marketingcookies, trackingpixels of vergelijkbare advertentietechnologie op cleefio.com.

Voor het functioneren van de dienstverlening kan technische browseropslag of vergelijkbare functionele technologie worden gebruikt, bijvoorbeeld voor authenticatie en sessiebeheer. Zie ons Cookiebeleid voor verdere informatie.

Wanneer op een klantwebsite externe content of diensten worden gebruikt, kan de browser van een bezoeker rechtstreeks contact maken met de betreffende derde partij. Dit kan per website verschillen.

11. Delen van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

Voor klantwebsites kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door onze subverwerkers voor zover dat nodig is om de overeengekomen dienstverlening uit te voeren.

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

12. Jouw rechten

Onder de AVG kunnen betrokkenen, afhankelijk van de situatie, onder meer recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar en dataportabiliteit.

Een verzoek kan worden ingediend via info@cleefio.com. Vermeld bij voorkeur duidelijk welk verzoek je doet. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dit nodig is om je identiteit voldoende vast te stellen.

13. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wij hebben interne procedures om beveiligingsincidenten te beoordelen en waar nodig af te handelen. Wanneer Cleefio als verwerker optreedt, informeren wij de betreffende klant zonder onredelijke vertraging wanneer een incident betrekking heeft op persoonsgegevens die wij namens die klant verwerken en waarvoor melding of verdere actie nodig kan zijn.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening of verwerking verandert. De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd.

15. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via:

info@cleefio.com

Haarlemmer Commercie / Cleefio
Lavendelhof 19
2203 EE Noordwijk
Nederland